Todas as empresas precisam de melhoria contínua. Assim como no atendimento, nas vendas e no marketing, a área de recursos humanos deve estar conectada aos negócios e deve estabelecer metas que impactam diretamente nos resultados das empresas. 

É fundamental contar com um planejamento consistente. No entanto, de nada vai adiantar se um plano for preparado cuidadosamente, mas não possuir um acompanhamento eficaz. 

Nessa fase, um dos métodos mais utilizados globalmente para a garantia de qualidade é o PDCA. A sigla representa quatro etapas de acordo com as palavras em inglês Plan (planejar), Do (executar), Check (controlar) e Act (agir).

Uma das principais aplicações para o PDCA é quando a empresa enfrenta um problema, mas não sabe exatamente qual é a resposta para solucioná-lo. 

Imagine que em uma determinada organização, o RH detecte um índice de rotatividade alto (turnover) em um departamento específico, mas não sabe por que isso acontece já que em outras áreas da empresa não se encontram as mesmas dificuldades. 

Apesar de ser um método que pode ter complexidades maiores ou menores para cada situação, trouxemos uma visão geral dos passos que simplificam e ajudam na implementação do PDCA. 

Planejamento

Ao planejar, o mais importante é colocar o problema em foco. No caso de um departamento com alta rotatividade, a meta deve ser a redução do turnover. Essa parte corresponde à identificação do problema. Em seguida, a equipe deve partir para duas outras etapas. A primeira é investigar o fenômeno. Coletar dados é sempre importante. Imagine que ao analisar as contratações da área com problemas de turnover, o gestor identifica que mais de 80% dos profissionais recrutados possuíam experiências anteriores muito parecidas. Essa pode ser o que se chama de causa raiz, ou seja, a principal origem do problema. É ela que precisa ser atacada com mais rapidez. Então, depois dessa análise, é preciso entender os processos que levaram a essa situação. No exemplo que escolhemos, o líder de recursos humanos deve compreender por que o processo de contratação direciona sempre para candidatos com experiências semelhantes e de que forma isso pode ser alterado. 

Executar

Assim que um novo plano de ação foi definido é hora de colocar em prática. O gestor de recursos humanos deve comunicar com clareza e, se necessário, realizar treinamentos para que sua equipe consiga implementar os novos processos. De acordo com o exemplo que escolhemos, o objetivo deve ser buscar candidatos com experiências diferentes para que a empresa consiga reduzir seus índices de rotatividade. 

Controle

A partir do momento que novos processos foram estabelecidos é preciso olhar os resultados. Mas não sem antes definir um prazo em que seja possível avaliar e medir se as ações estabelecidas tiveram sucesso. Além de comparar com o histórico da empresa, vale buscar benchmarking com os números da concorrência e de segmentos afins. Durante o controle, também é hora de avaliar se as novas ações que foram definidas nas mudanças de processo estão sendo feitas da forma correta. Caso necessário, ajustes devem ser feitos com a máxima agilidade. 

Agir

Vamos imaginar que para reduzir o turnover, dois novos processos foram criados, mas apenas um deles surtiu efeito. Nesse caso, duas ações são necessárias. A primeira é padronizar aquilo que funcionou. Essa é uma forma de evitar que ocorram desvios por parte da equipe que levem a empresa de volta para o problema. A outra é eliminar rapidamente o processo que foi definido no planejamento, mas que não teve o efeito desejado. Nesse caso, é possível que um novo plano de ação seja definido para alcançar o resultado proposto. A ideia é que esse processo seja repetido, tanto para verificar se o que funcionou segue como solução quanto para verificar se o novo plano estabelecido trouxe melhorias para a meta que a empresa busca.   

 

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